世界档案之最（1）

⊙世界上现存最大的一份纸草档案。公元前1164年，埃及法老拉美西斯四世制成特大型纸草文件，文件记载其父拉美斯三世在位期间的功绩和善行，现存伦敦不列颠博物馆。

世界档案之最（2）

⊙世界上创刊最早的档案专业刊物。1876年，德国《档案杂志》创刊，该刊由巴伐利亚州档案局出版，年刊，德文，主要刊登档案学论文和档案汇集介绍。

档案的称谓

在我国古代，档案在各个朝代有着不同的称谓。商代称为“册”，周代叫做“中”，秦汉称作“典籍”，汉魏以后谓之“文书”、“文案”、“案牍”、“案卷”、“簿书”，清代以后多用“档案”，今统一称为“档案”。

档案馆工作的八个环节，即档案的收集、整理、保管、鉴定、编目与检索、编研、提供利用、统计。

档案馆库房“十防”指什么？

 “十防”泛指对档案实体可能造成损毁的所有自然的、人为的因素，是库房管理的重要内容。《档案馆工作通则》在第十二条中规定:档案库房必须坚固适用，并应具有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。此外，还要有防低温、防霉、防有害气体、防污染等设施。各地根据气候、地质等实际情况，具体所指可能有侧重。

为什么规定档案库区内应比库区外地面高出15mm?

这是为了防止库区外因管道漏水等产生的明水直接流入库区内。另外地面高差为15mm时，档案小推车也能比较容易顺利通行。为应对万一有明水入库等情况，还需在库内设置密闭式泄水孔和泄水管道向外排水，以确保库内安全。

怎样防止有害气体和灰尘对档案的破坏？（1）

有害气体和灰尘都会对档案制成材料产生破坏作用，如增加纸张的酸度，降低纸张强度，污损档案、传播霉菌，同时还引起档案页面摩擦，使耐酸性较差的字迹（如复写纸等）发生不同程度的褪色。

正确选择档案库房的地址是预防有害气体与灰尘的经济而有效的办法。档案库房的地址应选择在不产生大量有害气体的地区，而且应处于这些区域的上风。不要把库址选在工业区、大居民点或繁华的街道上。

库房存放可采取相对密封的办法或相对多层密封的办法，如档案柜、档案箱、档案盒等，以减少有害气体特别是灰尘对档案的破坏。

档案库房周围如有空地要进行绿化，以起到吸收有害气体和滞尘作用。

4.使用空调装置过滤灰尘与有害气体一般能收到较好的效果。如果库房采用机械通风，也可在通风口采取简单的净化与过滤的措施。过滤可用金属网络浸油过滤器。对有害气体的净化需要用活性炭过滤器。

5.库房应选用质地坚硬、光滑且易清洗的材料作围护结构的面层，以防建筑内表面起尘。

6.档案材料入库前应进行除尘处理，进入库房的工作人员应换工作服和拖鞋。

此外，经常做好库房清洁卫生工作，也能有效降低库内的含尘量。

“兰台”由来

汉代宫内藏书之处，以御史中丞掌之，后世因称御史台为“兰台”。东汉时班固曾为“兰台令史”，受诏撰史，故后世亦称史官为兰台。又唐中宗曾改“秘书省”为兰台。

经过两千多年的演变，现在，“兰台”一词已成为用来泛指档案保管机构和档案工作的代名词，档案工作者也就被称为“兰台人”。我国各朝代中央保管档案的机构是：周为天府，汉为兰台、东观、石渠，唐为史馆，宋为架阁库，元为架阁库，明为皇史（成）、后湖黄册库、内阁大库、大本唐、古今通集库，清为内阁大库。

兰台现已成为档案的代名词。档案新闻叫兰台动态，档案领域有本杂志叫《兰台世界》。

何谓“全宗”

机关、团体、企事业单位和其他组织或著名人物在社会活动中形成的档案的有机整体，一个立档单位在其全部活动中形成的档案即是一个全宗，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

何谓“档号”

档号是档案实体编号的总称，包括全宗号、类别号、目录号、案卷号、件号、页号。

何谓“案卷”

案卷是机关工作中形成的大量文件在办理完毕后要加以系统的整理，整理的最终结果把零散的单份文件组合在一起，形成一个个文件数量不等的集合体，这些文件的集合体就叫做案卷。这种把零散文件组合成案卷的工作就是文书立卷工作。

何谓“归档”

归档是指各机关单位在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给机关单位档案室保存。在我国，"归档"已成为党和国家明文规定的一项制度。在正常情况下，机关单位档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。

何谓“立卷”

立卷是指文件处理部门或者人员将办理完毕的、具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成的规律，组成案卷的过程。

全宗卷、全宗介绍

全宗卷是指在管理一个立档单位全宗过程中形成的，记录和反映有关全宗及其档案管理历史情况的文件材料所组成的专门案卷。全宗介绍又称全宗指南，是介绍和报道全宗构成者（立档单位）及其所形成档案情况的工具书。

档案立卷的一般流程和原则

档案立卷程序包括拟（修订）立卷类目、归类和组卷、确定案卷的保管期限、拟写案卷标题、案卷的编目与编号、填写与装订、归档等七个工作流程。立卷的基本原则应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

档案向档案馆移交的时限规定

机关档案部门向地、市级以上（含地、市级）档案馆移交自形成之日起满二十年的文书档案，向地、市级以下档案馆移交自形成之日起满十年的文书档案；科技档案、各种专门档案的移交可参照上述移交时间，也可适当提前移交。撤销机关的档案应及时移交。

公民或组织涉及档案方面的违法行为有哪些？

《档案法》规定的违法行为共有八项：（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖或者转让档案的；（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（六）不按规定归档或者不按期移交档案的；（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。

机关档案收集工作的要求

（1）确保档案的齐全和完整。所谓档案的齐全，就是指机关各种门类和载体的所有档案都全部归档，所谓档案的完整是指归档的每一份档案都完好无缺。

（2）符合规范和标准。机关档案收集工作中要坚持机关档案的标准化和规范化。国家档案局制定了《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》、《档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。

（3）保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此，任何单位和个人都应按规定及时归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。

归档文件的整理原则是什么？

    （1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；（2）区分不同价值；（3）便于保管和利用。

档案室

档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。同时，档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。

档案室的基本任务

（1）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

档案接收、征集、整理

档案接收是指档案机构或档案管理人员按照国家规定接收所管辖范围内形成的档案与资料。档案征集是指档案机构根据档案行政管理部门的委托或授权，为公共利益的需要，依照法律规定的条件，对集体或个人所有的档案实行“代为保管”、“收购”或者“征购”、“捐赠”。档案整理是指档案馆（室）对档案进行分类、排列、编目和编号的一项具体档案管理工作，包括档案分类方案的拟订、案卷的归类排列、编目和编号。

档案鉴定、统计、保管

档案鉴定是指档案馆（室）和档案管理人员按照一定的原则、规定和方法，判定档案的价值，审定档案的保管期限，处理剔除而不再保存档案的一项具体档案管理业务工作，是档案管理工作中的一个重要环节。档案统计就是运用统计学原理，以表册、指标数字等形式揭示档案和档案工作的有关情况及其发展规律的一项档案业务工作。档案保管是指采用专门的技术手段和科学的管理措施，维护档案的完整与安全，延长档案寿命的一项重要的档案管理业务工作。

档案编研、著录

档案编研是以馆（室）藏档案为主要依托，以满足社会利用档案为主要目的，在研究档案内容的基础上，编写印发或出版参考资料和文件汇编等档案史料的工作，是主动开发利用档案的一种重要方式。档案著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。也就是根据一定的著录规则，将档案文件的内容和形式特征记录下来，构成著录条目的工作。

档案盒放置备考表的作用

备考表是用以对卷（盒）内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明，无论在归档文件整理阶段，还是在档案保管阶段，都需要有备考表来填写这些内容。此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都是必不可少的。

《归档文件整理规则》

《归档文件整理规则》就是在立卷改革过程中，将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化过程的整理规则。《归档文件整理规则》实际上淡化了文件立卷的概念，强化了文件的分类原则，把抽象的保管单位和具体的保管单位分离，在“件”的层次相合，改变了过去在“卷”的层次相合。换一种说法就是《归档文件整理规则》将档案的最基本保管单位由过去的“卷（盒、册、袋）”确定为“件”。

档案装订小知识

（1）“三孔一线”装订法。此装订方式主要用于页次较多的档案材料，是档案传统的装订方法。装订固定效果好，但对档案本身产生一定的破坏性。 

（2）“二孔一线”装订法。此装订法主要用于财会档案的装订与教学试卷档案等的装订。优点是装订固定效果好，缺点是操作较专业化，较麻烦，对档案实体破坏性较大。

（3）塑铝回形针在左上角别夹。对归档案文件没有损坏，但装订固定效果差。

（4）胶水（糨糊）粘贴法。此方式主要用于页次较少的档案材料的装订，缺点是不耐高温，对保管环境要求较高，对适宜档案保管需要的胶水和糨糊难以正确辨认。

（5）缝纫机扎边法。此法主要用于页次较少的档案材料。其缺点是对档案的破坏性太大，对缝纫技术要求较高，利用不便。

（6）不锈钢针装订法。操作方便快捷，但不利于档案高温条件下的微波消毒。

（7）真空塑封法。需要专用设备，且不便利用。适用于已经数字化后的档案保存。

档案的价值和作用

档案作为一种历史记录，它记述了人们改造客观世界和主观世界的特定的实践活动过程，具有大量的原始的具体材料。因此它具有广泛的社会作用。档案的具体作用主要表现在：（1）它是机关单位工作查考的凭据；（2）是政治斗争的必要手段；（3）是科学研究的可靠资料；（4）是宣传教育的生动教材等。从档案诸多作用的性质来说，概况起来就是两个作用：一是凭证作用，二是参考作用或叫情报作用。

防治档案害虫的主要方法

  （1）震落法；（2）涂刷法；（3）熏蒸法；（4）喷雾杀虫法；（5）低温冷冻杀虫法和气调杀虫法；（6）放置驱、杀冲剂法；

档案霉菌的防治

■档案霉菌的预防措施：（1）控制库房相对湿度；（2）搞好档案及其库房的卫生防疫工作；（3）在档案库房及箱柜内放置适宜的防雾剂；
    ■档案霉菌的除治：（1）用甲醛溶液（福尔马林）消毒；（2）用环氧乙烷真空熏蒸消毒；（3）用气相防雾剂消毒。

档案利用实例编写的七个要素

   （1）能准确揭示实例内容的标题；（2）利用档案的单位名称或个人姓名；（3）利用档案的时间数量；（4）利用档案的内容和成分；（5）提供档案的机构名称；（6）利用档案的目的；（7）利用档案产生的效益。

档案工作的“三纳入”、“四同步”

档案工作的“三纳入”是指将本单位的档案工作纳入单位工作的计划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围。“四同步”是指本单位在布置、检查、总结、验收各项工作的过程中，同时布置、检查、总结、验收档案工作。